ساخت ایمیل شرکتی

آموزش ساخت ایمیل سازمانی

ایمیل یک بستر انتقال پیام می باشد پس اگر این بستر امن و مطمئن نباشد فرستنده و گیرنده پیام ممکن است به آن اهمیت ندهند. هنگامی که از سمت یک سازمان و شرکت قرار است اطلاعاتی به یک شخص یا شرکت دیگر ارسال شود اگر این ایمیل از دامنه معتبر ارسال نشود احتمال باز شدن آن بسیار کم است. برای اینکه شما به مشتریان خود اطمینان دهید که فعالیت و کسب و کار شما معتبر است باید از ایمیلی شرکتی متعلق به کسب و کار خود استفاده کنید، ایمیل شرکتی ایمیلی است که در ادامه آن نام دامنه شما قرار دارد.  بسیاری از افراد ایمیل شرکتی را با ایمیل info می شناسند.

برای مثال:  info@digikala.com

شما می توانید هر نام ایمیل را برای ایمیل شرکتی خود انتخاب کنید، شما می توانید برای بخش های مختلف شرکت خود ایمیل های مرتبط استفاده کنید.

برای مثال برای بخش فروش خود می توانید از این ایمیل استفاده کنید:  sale@arsamhost.com

برای بخش پشتیبانی می توانید از این ایمیل استفاده کنید:  support@arsamhost.com

شاید برای شما سوال پیش بیاید که در هر دامنه چند ایمیل شرکتی می توان ساخت؟

در پاسخ به این سوال باید بگوییم هنگام خرید هاست در بخشی که اطلاعات کلیدی هاست نوشته شده است چیزی تحت عنوان “تعداد پست الکترونیکی” یا مشابه با این را مشاهده می کنید که تعداد مشخصی را برای شما نوشته است مثلا ۳۰ عدد، ۴۰ عدد.

حال کنترل پنل سایت شما چه cpanel باشد چه directadmin می توانید روی آن ایمیل شرکتی بسازید که هر یک را به صورت مجزا بررسی می کنیم.

ساخت ایمیل شرکتی در CPanel

در این بخش به صورت قدم به قدم ساخت ایمیل شرکتی در cpanel می پردازیم.

وارد هاست cpanel خود می شوید و از قسمت Email  روی گزینه Email Account کلیک می کنید.

حالا با صفحه ای مشابه تصویر زیر رو به رو می شوید.

در سمت راست تصویر قسمت بالا تعداد اکانت هایی که می توانید بسازید و تعداد اکانت های ساخته شده را مشاهده می کنید که در حال حاضر ۰ و ۵۰ هستند. 

برای ساخت اولین اکانت خود در سمت راست تصویر پایین روی گزینه create می زنیم و با صفحه زیر روبه‌رو می شویم.

در این صفحه فیلدهایی را مشاهده می کنید باید هر یک از آن ها را پر کنید. 

Username: در فیلد username نام پسوندی را که می خواهید ایجاد کنید مثلا info، support، sale یا هر چیز دیگری را که مد نظرتان است را وارد می کنید.

password: در فیلد password  باید یک رمز عبور مطمئن برای ایمیل خود انتخاب کنیم تا بتوانیم به آن دسترسی داشته باشیم این رمز را در یک فایل تکست امن نگهداری کنید چرا که در مراحل بعدی به آن نیاز داریم.

Storage space: در این بخش مقدار فضایی که از هارد دیسک هاست ما در اختیار ایمیل قرار می گیرد و می تواند از آن استفاده کند را مشخص می کنیم معمولا به صورت پیش فرض این عدد روی ۱۰۲۴ مگابایت است. شما می توانید این عدد را روی نامحدود نیز قرار دهید اما بهتر است یک عدد منطقی برای ایمیل شرکتی خود در نظر بگیریم. مثلا ۱۰۰ مگابایت برای بخش ایمیل عدد معقولی است اگر چه می توانید این عدد را بعدا تغییر دهید.

در قسمت بعد می توانید انتخاب کنید که به صورت خودکار برای آدرس های اضافی فولدر بسازد یا نه که بهتر است تیک گزینه automatically create folders را بزنید تا اکانت ایمیل شما نظم و ساماندهی داشته باشد.

در نهایت می گویند که به کلاینت ها ایمیل خوشامدگویی بفرستد یا نه که بهتر است این گزینه را نیز فعال کنید.

در آخر دکمه create را می زنید تا ایمیل شرکتی شما ساخته شود.

اگر تمام مراحل را درست رفته باشید هنگامی که وارد هاست cpanel خود می شوید در سمت راست سربرگی تحت عنوان statistics را می بینید که گزینه Email Account به شما تعداد ایمیل های شرکتی ساخته شده و تعداد کل ایمیل هایی که می توانید بسازید را نمایش می دهد. مثلا در تصویر زیر میبینید یک عدد ایمیل شرکتی ساخته شده است و هاست شما ظرفیت ساخت ۵۰ ایمیل شرکتی را دارد.

ساخت ایمیل شرکتی در DirectAdmin

اگر هاست شما دایرکت ادمین باشد برای ساخت ایمیل شرکتی می توانید طبق مراحل زیر انجام دهید.

وارد هاست دایرکت ادمین خود شوید از قسمت Email management روی گزینه ایمیل اکانت کلیک کنید.

ساخت ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین

با کلیک روی E-Mail Acconts  صفحه ای مانند تصویر زیر را می بینید. در این بخش شما می توانید اکانت هایی که از قبل ساختید را مشاهده کنید یا با انتخاب create mail account اکانت ایمیل جدید درست کنید.

با کلیک روی این گزینه فیلدهایی را مشاهده می کنید که باید هر یک از آن ها را پر کنید.

Username: نامی که شما برای ایمیل سازمانی خود انتخاب می کنید که در بالاتر آن را توضیح دادیم.

password: دو فیلد بعدی مربوط به رمز عبور ایمیل شما است که باید آن را در یکجای مطمئن ذخیره کنید.

Quota: این فیلد مربوط بهمفدار حجم از هاست است که می خوتهید در اختیار ایمیل خود قرار دهید.

Send limit: این عدد محدودیتی است که شما برای ارسال روزانه ایمیل در نظر می گیرید.

قدم آخر: در نهایت دکمه create را می زنید تا اکانت شما ایجاد شود.

سخن آخر

ایمیل سازمانی مزایای زیادی به همراه دارد و اگر یک شرکت برای کارهای خود به جای ایمیل سازمانی از ایمیل های معمولی استفاده کند اعتبار خود را زیر سوال برده است. همان طور که در این آموزش دیدید ساخت ایمیل شرکتی کار ساده ای است و زمان زیادی از شما نمی گیرد. شما با توجه به اندازه سازمان خود و بخش های مختلفی که دارید می توانید برای هر بخش یک ایمیل مجزا داشته باشید. تعداد ایمیل های سازمانی که می توانید ایجاد کنید هنگام خرید هاست در اطلاعات مرتبط با هاست ذکر شده است.